Sediul Firmei

Orice firmă trebuie să aibă cel puțin un sediu.

Sediul unei firme este:

  • Adresa într-o clădire cu număr administrativ. Nu poți să îți faci sediul pe un teren pe care nu există nimic construit.

  • Locul unde se comunică în mod oficial actele firmei sau corespondenţa.

Clasificare sedii firmă:

  • Sediu social – specific pentru SRL SRL-D, SA, etc
  • Sediu profesional– în cazul PFA, II sau IF
  • Sedii secundare – spaţii comerciale în care SRL SRL-D, SA, desfăşoară activităţi autorizate
  • Puncte de lucru – sunt specifice PFA, II sau IF şi reprezintă spaţii comerciale unde acestea desfăşoară activităţile pentru care au fost înfiinţate sau autorizate

Unde poate avea sediul o firmă?

Pentru sediul firmei există 4 variante:

1. Spaţiu proprietate personală sau care e dat în folosință gratuită de către proprietari (recomandat)

E cea mai simpla variantă.
Dovada sediului se face cu:

  • contract de comodat (folosință gratuită) încheiat între proprietari și firma (în curs de înmatriculare)
  • o copie după un act de proprietate pentru spațiu

2. Spaţiu închiriat

Dovada sediului se face cu contract de închiriere încheiat între proprietari și firmă.

Spațiul poate fi închiriat de la:

  • o persoană fizică, situaţie în care contractul de închiriere trebuie neapărat să fie înregistrat la ANAF;
  • o altă persoană juridică (SRL SRL-D, SA, PFA, II sau IF), caz în care contractul de închiriere nu se înregistrează la ANAF.

3. Spațiu compartimentat/spațiu de birouri

Dovada sediului se face tot cu contract de închiriere încheiat între proprietari si firmă.

Varianta de stabilire a sediului într-un spațiu compartimentat a aparut din nevoia de a evita o chirie mare sau limita de timp în care se poate stabili sediul la un cabinet de avocat (maxim 1 an).
Practic e un spațiu pe care proprietarul l-a compartimentat în zeci sau sute de încăperi, astfel încât chiria să fie mică pentru o încăpere.
Poți să îți faci sediul în astfel de spații cu condiția să nu îți autorizezi vreo activitate acolo (sediu nelucrativ) sau să îți autorizezi doar activități de bioru.

Probleme de care trebuie să știi:

  • toată corespondența firmei va merge la acea adresă, iar tu o vei primi doar dacă cei care se ocupă de spațiu ți-o trimit.

4. La un cabinet de avocat

Această variantă nu e disponibilă pentru PFA sau Întreprindere Individuală.
Dovada sediului se face cu:

  • contract de asistență juridică pentru găzduire
  • decizia baroului pentru avocatul respectiv

Sediul poate fi găzduit de un avocat pe maxim 1 an.

Probleme de care trebuie să știi:

  • unele contracte de asistență juridică pentru găzduire conțin clauze abuzive. Mare atenție ce semnezi.
  • toată corespondența firmei va merge la acea adresă, iar tu o vei primi doar dacă cei care se ocupă de spațiu ți-o trimit.

Mai multe firme la sediu

Există şi situaţii în care sediul social al unei firme e situat într-un imobil cu mai multe încăperi (spațiu compartimentat) sau chiar unul cu destinaţie de birouri, în care și alte firme (SRL, SRL-D sau SA) își au sediul social.
În acest caz, pentru înregistrarea sediului social la Registrul Comerțului, este nevoie şi de declaraţia de nesuprapunere, potrivit căreia „imobilul are un număr de X camere, suficiente să permită funcţionarea mai multor firme.” Această declaraţie o dă proprietarul spațiului la notar.

Cu Approd îți poți genera rapid contractele de comodat/închiriere necesare pentru sediu.

Durata sediului

Pentru a EVITA dizolvarea firmei şi declararea inactivă a acesteia este bine să știi că pentru sediul social şi sediul profesional o importanţă foarte mare o are durata acestor sedii.
De aceea, trebuie acordată o mare atenţie expirării duratei sediului social şi sediului profesional, durată care trebuie imediat prelungită pentru a nu suporta efectele dizolvării societăţii şi evident declarării ca inactive a acesteia de către ANAF.
În situaţia în care a expirat durata sediului social al unei societăţi comerciale, legal se consideră că sociatatea şi-a încetat activitatea şi nu are un sediu cunoscut, iar ORC solicită Tribunalului din raza de activitate a societăţii respective dizolvarea societăţii.
Pe de altă parte ANAF-ul, în situaţia în care nu se prelungeşte durata sediului social emite o Decizie prin care declară firma inactivă, fapt care se poate înscrie în cazierul tău fiscal. Dacă ai cazier fiscal nu o să mai poți deține calitatea de asociat sau administrator în vreo firmă.

Impozitul pe sediu

Proprietarii de locuințe plătesc la stat un impozit normal, specific clădirilor rezidențiale. Impozitul normal e de obicei 0.1% din valoarea locuinței pe an.

În momentul în care o firmă își stabilește sediul într-un spațiu/locuință acest impozit se poate mări. Impozitul mărit este de 6-15 ori mai mare decât impozitul normal, în cazul în care clădirea are o evaluare făcută de un evaluator imobiliar. În cazul în care clădirea nu este evaluată, impozitul mărit poate fi de 20 de ori mai mare.
Acest impozit variază de la o localitate la alta și e reglementat de consiliul local al primăriei.

Exemplu:

Ai un apartament cu 4 camere, la parterul unui bloc, cu o suprafață de 100 mp.
Vrei să deschizi un coafor într-una din camere, care are 25 mp.
Valoarea evaluată a apartamentului e de 400.000 Lei.
Până acum plăteai 0.1%/an adică 400 lei/an.
Acum vei plăti 0.1% pentru 3 camere și de 10 ori mai mult pentru camera folosită ca sediu al firmei, adică 300 lei + 1000 lei = 1300 lei/an.

Să desfășori activitate economică la un sediu înseamnă că ți-ai autorizat un cod CAEN la acel sediu.

Nu se mărește impozitul pe spațiu dacă:

  • nu desfășori activitate economică la sediu
  • ți-ai declarat doar activități de birou la sediu

Proprietarii aflaţi în astfel de situaţii trebuie să ştie că au obligaţia de a depune o declaraţie la Biroul Impozite şi Taxe Locale din cadrul Primăriei în raza căreia se află imobilul respectiv cu precizarea că la sediul social sau profesional nu se desfăşoară activitate economică.

Se mărește impozitul pe spațiu dacă:

  • desfășori activitate economică la sediu

După înființarea firmei, proprietarul declarară la primărie cât spațiu folosește firma. Astfel, pentru o parte din suprafață plătește impozitul normal iar pentru cealaltă parte, cea folosită de firmă, plătește impozitul mărit.

Dacă vrei să îți deschizi un magazin sau orice alt spaţiu cu destinaţie comercială (bar, frizerie, coafor, atelier, etc) la o adresa care momentan este locuinţă, înainte de începerea activităţii ești obligat să faci schimbarea de destinaţie a spaţiului respectiv în spațiu comercial.
Pentru aceasta proprietarul spațiului se va adresa Biroului de Urbanism din cadrul Primăriei.